De loonadministratie werkt niet zonder de voorbereidende loonadministratie. Veel bedrijven weten echter niet dat ze ondanks uitbesteding aan een belastingadviseur of salarisadministratie altijd het meest tijdrovende deel zelf moeten doen, namelijk de voorbereidende loonadministratie.
De voorbereidende loonadministratie vormt de basis van de salarisadministratie. Om mogelijke foutenbronnen te verminderen is daarom niet alleen een goed doordacht en zorgvuldig proces belangrijk, maar ook de vraag: hebben wij als bedrijf al de optimale procesoplossing?
Twee stappen
Voorbereidende loonadministratie: Alle belangrijke gegevens en documenten worden verzameld en verwerkt zodat vervolgens de loonadministratie kan worden uitgevoerd. Dit betekent bijvoorbeeld het aanmaken of wijzigen van stamgegevens, het opvragen van ontbrekende documenten, het bijhouden van urenstaten, het vastleggen van werktijden (inclusief vakantiedagen) en het vastleggen van ziekteverzuim en verzuim.
Let op: een vlotte gegevensoverdracht is hierbij belangrijk, omdat een fout kostbare gevolgen kan hebben voor uw bedrijf.
Uitvoeren van de loonadministratie: Op basis van de ingevoerde gegevens berekent een programma het loon of de salarissen van uw werknemers, evenals de te betalen belastingen en sociale premies. Gespecialiseerde loonadministratieprogramma’s sturen ook alle rapporten rechtstreeks naar de sociale zekerheid en de belastingdienst, maken SEPA-bestanden (voor de overmaking van salarissen) en loonlijsten voor verdere verwerking naar de boekhoudafdeling.
Stressfactoren
- Hier komen veel gegevens en documenten samen. Het wordt nog stressvoller om deze uit verschillende bronnen te moeten verzamelen. Ook alle medewerkers worden betrokken, want zelfs de kleinste verandering wordt een nieuwe personeelstaak.
- Ook het overzetten van gegevens naar een externe provider, bijvoorbeeld met behulp van Excel-spreadsheets en een stortvloed aan e-mails, kan tijdrovend en arbeidsintensief zijn.
- Nadat de gegevens zijn doorgestuurd naar de externe aanbieder, heeft u bijna geen speelruimte meer voor wijzigingen, overzichten en live previews, maar moet u voor alles contact opnemen met de belastingadviseur.
Deze twee stressfactoren zijn meestal terug te vinden op de conventionele manier waarop bedrijven de boekhouding voorbereiden voor en met de belastingadviseur.