Als je werkt bij een loopbaanbureau heb je dagelijks te maken met vele verschillende cliënten. Al deze cliënten hebben voor verschillende doeleinden een loopbaanbureau ingeschakeld en hebben verschillende wensen en behoeften. Hierdoor is één ding zeker, als loopbaanadviseur heb je te maken met ontzettend veel administratie. Op basis van elk gesprek dien je vrijwel alles te noteren. Je hebt dan ook waarschijnlijk behoefte aan een systeem waarin je de administratie eenvoudig en efficiënt kunt vastleggen. Je wilt immers niet de hele dag bezig zijn met de administratie, maar vooral je cliënten helpen. Een clientvolgsysteem biedt dan de gewenste oplossing.
Met een cliëntvolgsysteem voorkom je fouten
Welke cliënt had ik ook alweer aan de telefoon? Of wat zei de cliënt nu over dit betreffende onderwerp? Waarschijnlijk herken je dit wel. Niet zo vreemd natuurlijk als je te maken hebt met veel verschillende cliënten. Echter mag de cliënt nooit de dupe worden van een fout in de administratie. Met een cliëntvolgsysteem voorkom je gelukkig zulke fouten. Met het systeem voeg je immers snel alle e-mails en notities samen op één plek. Binnen een klik op de knop kun je bestanden uploaden, delen of rapporten uitdraaien. Je hebt dus niet meer te maken met een slordige administratie waardoor je minder fouten zult maken.
Krijg weer aandacht voor de cliënt
Wanneer je te maken hebt met stapels aan administratie is de kans groot dat je de cliënt steeds meer uit het oog verliest. Misschien hoor je de cliënt nog maar half aan omdat je druk bezig bent met het noteren van informatie of ben je minutenlang aan het zoeken naar het betreffende dossier. Dit is natuurlijk voor jou als voor de cliënt niet prettig. Een cliënt die een loopbaanadviseur inschakelt wil immers dat de adviseur zich volledig focust op zijn/haar voortgang. Door gebruik te maken van een cliëntvolgsysteem krijg je als loopbaanadviseur weer echt tijd voor je cliënt. De administratie heb je immers altijd bij de hand.
Eén systeem voor de gehele organisatie
Het mooie aan klantvolgsysteem software is het feit dat elke werknemer toegang kan krijgen tot de benodigde informatie. Ben je dus bijvoorbeeld ziek en moet een collega je cliënt te woord staan, dan hoef je niet al je notities, e-mails of rapporten over te dragen aan je collega’s. Met een klik op de knop heeft je collega in een opslag alle informatie van de betreffende cliënt voor zich. Ook wanneer je informatie dient door te sturen naar externe partijen, is dit met een cliëntvolgsysteem zo gepiept. De gehele organisatie zal de administratie dus veel efficiënter kunnen verwerken. Hiermee bespaart men veel tijd en kosten.